In 6 stappen een CRM leverancier vinden

Doorloop de volgende 6 stappen om er zeker van te zijn dat je de juiste CRM leverancier vindt.

De afgelopen jaren zijn er steeds meer CRM-leveranciers bijgekomen en dat is natuurlijk goed voor de markt. Dat creëert een gezonde concurrentie met als gevolg dat de leveranciers zich op de een of andere manier moeten onderscheiden. Het mooie daaraan is dat er steeds meer keuze is voor de klant en zijn specifieke wensen. Het grote aanbod maakt het echter ook moeilijk om het juiste CRM-systeem te kiezen. 

Veel CRM-leveranciers kiezen ervoor om tijdelijk hun CRM-systeem gratis aan te bieden. Dat is voor de klant een goede manier om het systeem eens uit te proberen en voor de leverancier een goede methode om klanten te winnen. Helaas kan dat voor beide partijen slecht aflopen. Een klant kan hierdoor erg lang blijven hangen in de uitprobeerfase wat een hoop kostbare tijd kost. Wanneer hij toch niet voor het geprobeerde systeem kiest, kan de zoektocht opnieuw beginnen. Als er dan nog een systeem gevonden is wat enigszins voldoet, zal er weer een trialperiode van een maand overheen gaan voordat er een keuze kan worden gemaakt. 

Om te voorkomen dat er onnodig tijd verloren gaat aan het uitproberen van ongeschikte systemen, hebben we een stappenplan opgesteld voor het vinden van de meest geschikte CRM-leveranciers.

Stap 1. De gebruiker

Vraag input van de eindgebruikers. Zij zijn degene die de meeste tijd spenderen met klanten en prospecten. Zij zijn het meest op de hoogte van wat er op dagelijkse basis van het systeem wordt verwacht en weten wat er nu misgaat. Door de juiste vragen te stellen en te luisteren naar de dagelijkse gang van zaken, komen er wellicht nog een aantal processen naar boven die bij de werknemer of misschien wel bij de klant niet precies gaan zoals zij willen. 
Waarschijnlijk hebben een aantal van deze medewerkers ook wel een idee over hoe dat op te lossen valt bij het nieuwe systeem. Als uw medewerkers het idee hebben dat ze vanaf het begin een input hebben in het proces, zal de betrokkenheid veel groter zijn. 

Stap 2. Verzamel en analyseer input

Wanneer alle informatie van medewerkers is verzameld, kan die gecategoriseerd en geanalyseerd worden. Op die manier worden onderwerpen die door meerdere mensen worden genoemd, benadrukt. Die onderwerpen beschrijven hoe de huidige software presteert. Er zou een gedetailleerd verslag geschreven moeten worden van wat het huidige systeem nu doet en hoe het beter zou kunnen.   

Stap 3. Prioriteiten stellen

Nu we een lijst hebben van de dingen die al goed verlopen en de verbeterpunten, is het tijd om prioriteiten te stellen. Deze lijst zou besproken moeten worden met zowel het management als de eindgebruikers. Met iedereen in één ruimte kan er worden overlegd en gediscussieerd om samen tot een conclusie te komen van wat nu daadwerkelijk het belangrijkst is voor het bedrijf. Input van alle lagen in het bedrijf zorgt ervoor dat het geen eenzijdig verhaal wordt waarbij slechts een deel van het bedrijf overbelicht wordt. 

Stap 4. De shortlist

Op basis van de opgestelde prioriteitenlijst kunnen er al een hoop CRM-leveranciers worden geschrapt, maar om de juiste te vinden moeten we nog even volhouden. Een aantal functionaliteiten zijn vrij algemeen en zijn in ieder systeem terug te vinden. Het vinden van de juiste leverancier zit hem in de functionaliteiten die alleen in jouw sector of misschien wel alleen in jouw bedrijf nodig zijn. 

Een prioriteitenlijst kan ook erg handig zijn voor leveranciers. In dat geval weten zij wat belangrijk is voor uw bedrijf en kunnen zij ervoor zorgen dat ze al deze punten bespreken. Op die manier kunnen ze op een logische manier alle details van het CRM-systeem overlopen zonder dat het een wirwar van modules en functionaliteiten wordt. 

Stap 5. De uitnodiging

Om een goed beeld te krijgen van wat de mogelijkheden zijn per CRM-leverancier, is het goed om alle partijen van de shortlist uit te nodigen voor een presentatie. Benoem in de uitnodiging hoe het huidige systeem ervoor staat en hoe jullie het zouden willen hebben. Dan is het aan de leverancier om een op maat gemaakte presentatie te maken die jullie ervan zal overtuigen dat hun CRM het beste is. Een eerste presentatie is niet altijd genoeg om meteen overtuigd te zijn. Dat ligt niet altijd aan de presentatie, maar kan ook liggen aan het feit dat er soms nog technische vragen zijn die een extra sessie vereisen.  

Stap 6. De keuze van CRM

Met alle presentaties achter de rug kan het soms nog een moeilijke keuze zijn. Stel een document op waarin alle plus- en minpunten in opgenomen zijn en bespreek die met de groep. U kunt er altijd voor kiezen om de keuze zelf te maken, maar de mening van anderen kan alleen maar van goede invloed zijn. 
Naast de presentaties zijn er nog een aantal punten waar je op kunt letten als er meerdere systemen zijn die de voorkeur krijgen. 

Het profiel

Van iedere CRM-leverancier die op bezoek komt heb je als het goed is al eens de website bezocht. Check eens wat voor eerdere klanten ze hebben of hebben gehad. Het is een groot voordeel als zij eerder hebben gewerkt met bedrijven uit dezelfde sector of met dezelfde bedrijfsgrootte. 

Leeftijd

Als je toch op de website zit, check dan ook eens hoe lang het bedrijf al bestaat. Is het een start-up of bestaat het bedrijf al wat langer? De start-ups leveren vaak wat meer trendy systemen, terwijl de bedrijven die wat langer bestaan, de markt al langer kennen en meer ervaring hebben.