Het CRM-selectie 5 stappenplan

Het CRM-selectie 5 stappenplan helpt uw onderneming met het kiezen van de juiste CRM-software en voorkomt een mislukte implementatie.

De zoektocht duurt in sommige gevallen langer dan een jaar en in andere gevallen heeft het bedrijf in een maand de juiste leverancier gevonden. Dat kan aan een aantal oorzaken liggen. Met behulp van een aantal stappen zal uw selectieproces een stuk korter worden én wordt u behoed voor een aantal van de meest gemaakte fouten tijdens het proces. 

1. Probleem in kaart brengen

Het omgooien van uw dagelijkse werkwijze en het investeren van zoveel geld is niet zonder reden. De overweging tot aanschaf komt voort uit een probleemsituatie. Er doet zich een probleem voor en dat kan opgelost worden door middel van een (nieuw) CRM-systeem. Het in kaart brengen van het probleem is de eerste stap. Om te beginnen is het goed om voor u zelf op te schrijven wat het probleem precies is. Wat is het probleem, hoe wordt het veroorzaakt en hoe kan het mogelijk opgelost worden. 

2. Doelen opstellen

Nu duidelijk is wat het probleem is en hoe het is op te lossen, is het van belang om doelen op te stellen. Het is mogelijk om te zeggen dat u de efficiëntie wilt verbeteren, maar dat zegt niet heel veel. Met behulp van doelstellingen kunt u de voortgang van uw project meten. Die doelstellingen moeten dan wel aan een aantal eisen voldoen. Een stijging of verbetering moet meetbaar zijn over een vastgestelde periode. U kunt bijvoorbeeld als doel kiezen dat de efficiëntie binnen een jaar moet stijgen met 10%. Zo kunt u na een jaar meten of de implementatie een succes is geweest. 
Let er wel op dat u niet te snel conclusies trekt als een doelstelling niet behaald is. Check wat niet goed gaat en waar de oorzaak ligt. Er zijn soms meerdere oorzaken mogelijk. De implementatie van een systeem is een lopend proces wat constant bijgeschaafd moet worden.

3. Basisgegevens verzamelen

Voordat het systeem en de functionaliteiten gekozen kunnen worden, moet er een aantal gegevens verzameld worden. Die informatie bevat de basis voor uw nieuw CRM-systeem. Met die vereisten op een rij wordt het aantal leveranciers al uitgedund en het wordt het al een stuk eenvoudiger kiezen. 

Aantal gebruikers

Om de zoektocht zo spoedig mogelijk te laten verlopen, is het goed om het aantal medewerkers die het systeem zullen gebruiken in kaart te brengen. Het aantal gebruikers van een systeem heeft namelijk een grote invloed op de keuze van de leverancier. Zo zijn er leveranciers die niet voor meer of minder dan een x-aantal gebruikers systemen bouwen. 

Huidige systemen

Wilt u een volledig nieuw systeem laten implementeren of moet het ook kunnen samenwerken met systemen die u op dit moment in gebruik heeft? De integratie van huidige systemen is ook een groot onderdeel in het selectieproces. Welke operating systems gebruikt u en welke mobiele besturingssystemen zijn van toepassing? Check ook of bijvoorbeeld het e-mailprogramma nog goed genoeg is voor de beoogde doelen of dat het aan vervanging toe is. 

Platform

Een keuze die alvast gemaakt kan worden is die tussen een on-premises- of een cloud-oplossing. De on-premises-oplossingen zijn veel uitgebreider, maar dat is dan ook te zien aan de kosten. Een cloud-systeem is vaak een minder dure oplossing, maar is daardoor wel beperkter in zijn mogelijkheden. Dat is vaak ideaal voor kleinere bedrijven. Voor een uitgebreide vergelijking van beide oplossingen kan u het artikel over de keuze tussen on premises of cloud lezen. 

4. Functionaliteiten kiezen

Met het doel voor ogen en de eerste vereisten opgesteld hebben we de eerste stappen gezet naar de selectie van een nieuw systeem. Het volgende punt op de agenda is het kiezen van de functionaliteiten. Het meest praktische is om per afdeling of gebruikersgroep na te gaan welke functies nodig zijn om de werkprocessen te verbeteren. Zo krijgt u een goed beeld van wat er allemaal speelt in uw bedrijf en hoe dat digitaal omgezet moet worden. 

5. Advies inwinnen

Denk eraan dat u niet alleen om de oplossing vraagt, maar ook het probleem voorlegt aan de professional. Het komt wel eens voor dat een bedrijf de oplossing denkt te weten voor een probleem, maar na de implementatie erachter komt dat die oplossing niet dekkend is. Uw adviseur of leverancier kan meedenken aan hoe het probleem op te lossen is. Het is daarom ten zeerste aan te raden om altijd advies te vragen van professionals. Die zijn bekend met de markt en alle mogelijkheden die beschikbaar zijn. Sommige consultants brengen hiervoor kosten in rekening, maar er zijn ook gratis adviesmogelijkheden.